Firmenevent planen: Checkliste in 10 Schritten

Zeitplan: wann was erledigen

8 Wochen vorher: Ziel, Budget und Anlass klären, Terminvorschläge sammeln.
4 Wochen vorher: Format und Ort wählen, Angebot einholen, Save-the-Date verschicken.
2 Wochen vorher: buchen (für große Gruppen ist das die Mindestvorlaufzeit), Einladung mit Details verschicken, Essen reservieren.
1 Woche vorher: Teilnehmerzahl fixieren, Anreise und Wetter checken, Teams einteilen.

Für kleine Gruppen geht es auch schneller: Einen Fixstandort können wir oft innerhalb weniger Tage einplanen. Einen Überblick über alle Anlässe gibt unser Ratgeber Firmenevent in Österreich.

In 10 Schritten zum Firmenevent

1. Ziel festlegen

Kennenlernen, Danke sagen oder die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen stärken? Das Ziel bestimmt alle weiteren Entscheidungen.

2. Budget klären

Pro Person rechnen und den steuerfreien Rahmen von 365 € pro Person und Jahr im Blick behalten. Rechenbeispiele gibt es unter Was kostet ein Firmenevent?

3. Anlass und Termin wählen

Betriebsausflug, Sommerfest oder Weihnachtsfeier? Wochentage während der Arbeitszeit erhöhen die Teilnahme.

4. Teilnehmerzahl schätzen

Bis 100 Personen sind problemlos möglich, Formate gibt es für bis zu 500 Personen. Gespielt wird in Teams zu idealerweise 3 bis 5 Personen.

5. Format wählen

Selbstständig am Fixstandort (18 € pro Person inkl. MwSt.), mit Rundum-Service über Business Plus (29 € pro Person inkl. MwSt.) oder mit der Mobile Teamchallenge direkt bei euch.

6. Ort und Anreise planen

Wie kommen alle hin? Mit Öffis, Bus oder Fahrgemeinschaften. An allen Fixstandorten könnt ihr direkt vor Ort parken.

7. Schlechtwetter-Plan machen

An unseren Standorten gibt es einen Innenbereich für die Gruppenarbeit, die Mobile Teamchallenge läuft auf Wunsch ganz drinnen.

8. Einladung verschicken

Datum, Treffpunkt, Dauer, Kleidung und Anmeldefrist – und der Hinweis auf feste Schuhe und zwei geladene Smartphones pro Team.

9. Ablauf am Tag festlegen

Wer begrüßt, wer führt die Siegerehrung, wann gibt es Essen? Bei Business Plus planen wir den Ablauf gemeinsam mit euch.

10. Feedback und Fotos

Kurz nachfragen, was gut ankam, und die Fotos mit dem Team teilen. Bei Business Plus sind Urkunden und Fotos inklusive.

Checkliste zum Abhaken

☐ Ziel und Anlass festgelegt
☐ Budget pro Person geklärt (365-€-Freibetrag beachtet)
☐ Termin fixiert und Save-the-Date verschickt
☐ Teilnehmerzahl geschätzt
☐ Format und Ort gewählt, Angebot eingeholt
☐ Gebucht – große Gruppen mindestens 2 Wochen vorher
☐ Anreise geplant
☐ Schlechtwetter-Plan geklärt
☐ Einladung mit allen Infos verschickt
☐ Essen reserviert
☐ Teams eingeteilt
☐ Siegerehrung und Fotos organisiert
☐ Feedback eingeholt

Ideen für jeden Anlass

Ihr habt die Checkliste, jetzt fehlt noch die Idee: Betriebsausflug-Ideen, Weihnachtsfeier-Ideen für Firmen, Sommerfest-Ideen und Lehrlingsausflug-Ideen.

Plant ihr für mehr als 50 Personen? Dann lest auch Teamevent für große Gruppen.

FAQ - Firmenevent planen

Wie früh sollten wir buchen?

Kleine Gruppen können wir oft innerhalb weniger Tage einplanen. Große Gruppen brauchen mindestens zwei Wochen Vorlaufzeit, je nach Verfügbarkeit. Im Sommer und im Advent lieber früher anfragen.

Zählt der Betriebsausflug als Arbeitszeit?

Findet der Betriebsausflug während der normalen Arbeitszeit statt, zählt er grundsätzlich als Arbeitszeit. Außerhalb der Arbeitszeit ist die Teilnahme freiwillig. Details erklären ÖGB und Arbeiterkammer; im Einzelfall gilt eure Betriebsvereinbarung.